home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Complete Home & Office Legal Guide / Complete Home and Office Legal Guide (Chestnut) (1993).ISO / tut / foia.stb < prev    next >
Text File  |  1993-08-01  |  55KB  |  1,102 lines
  1. Section 552.  Public information; agency rules, opinions, orders, 
  2. records, and proceedings
  3.  
  4. (a) Each agency shall make available to the public information as 
  5. follows:
  6.  
  7. /* Here we find the initial rule of FOIA- the government agencies
  8. subject to the act must provide detailed information regarding
  9. their organization and where their records are kept. */
  10.  
  11.      (1) Each agency shall separately state and currently publish 
  12.      in the Federal Register for the guidance of the public -
  13.  
  14.           (A) descriptions of its central and field organization 
  15.           and the established places at which, the employees (and 
  16.           in the case of a uniformed service, the members) from 
  17.           whom, and the methods whereby, the public may obtain 
  18.           information, make submittals or requests, or obtain 
  19.           decisions;
  20.  
  21.           (B) statements of the general course and method by 
  22.           which its functions are channeled and determined, 
  23.           including the nature and requirements of all formal and 
  24.           informal procedures available;
  25.  
  26.           (C) rules of procedure, descriptions of forms available 
  27.           or the places at which forms may be obtained, and 
  28.           instructions as to the scope and contents of all 
  29.           papers, reports or examinations;
  30.  
  31.           (D) substantive rules of general applicability adopted 
  32.           as authorized by law, and statements of general policy 
  33.           or interpretations or general applicability formulated 
  34.           and adopted by the agency; and
  35.  
  36.           (E) each amendment, revision, or repeal of the 
  37.           foregoing.
  38.  
  39.      Except to the extent that a person has actual and timely 
  40.      notice of the terms thereof, a person may not in any manner 
  41.      be required to resort to, or be adversely affected by, a 
  42.      matter required to be published in the Federal Register and 
  43.      not so published.  For the purpose of this paragraph, matter 
  44.      reasonably available to the class of persons affected 
  45.      thereby is deemed published in the Federal Register when 
  46.      incorporated by reference therein with the approval of the 
  47.      Director of the Federal Register.
  48.  
  49. /* The next section of the act describes those documents which 
  50. must be published and kept for public inspection without request.*/
  51.  
  52.      (2) Each agency, in accordance with published rules, shall 
  53.      make available for public inspection and copying -
  54.  
  55.           (A) final opinions, including concurring and dissenting 
  56.           opinions, as well as orders, made in the adjudication 
  57.           of cases;
  58.  
  59.           (B) those statements of policy and interpretations 
  60.           which have been adopted by the agency and are not 
  61.           published in the Federal Register; and
  62.  
  63.           (C) administrative staff manuals and instructions to 
  64.           staff that affect a member of the public;
  65.  
  66.           unless the materials are promptly published and copies 
  67.           offered for sale.  To the extent required to prevent a 
  68.           clearly unwarranted invasion of personal privacy, an 
  69.           agency may delete identifying details when it makes 
  70.           available or publishes an opinion, statement of policy, 
  71.           interpretation, or staff manual or instruction.  
  72.           However, in each case the justification for the 
  73.           deletion shall be explained fully in writing.  Each 
  74.           agency shall also  maintain and make available for 
  75.           public inspection and copying current indexes providing 
  76.           identifying information for the public as to any matter 
  77.           issued, adopted, or promulgated after July 4, 1967, and 
  78.           required by this paragraph to be made available or 
  79.           published.  Each agency shall promptly publish, 
  80.           quarterly or more frequently, and distribute (by sale 
  81.           or otherwise) copies of each index or supplements 
  82.           thereto unless it determines by order published in the 
  83.           Federal Register that the publication would be 
  84.           unnecessary and impracticable, in which case the agency 
  85.           shall nonetheless provide copies of such index on 
  86.           request at a cost not to exceed the direct cost of 
  87.           duplication.  A final order, opinion, statement of 
  88.           policy, interpretation, or staff manual or instruction 
  89.           that affects a member of the public may be relied on, 
  90.           used, or cited as precedent by an agency against a 
  91.           party other than an agency only if -
  92.  
  93.                (i) it has been indexed and either made available 
  94.                or published as provided by this paragraph; or
  95.  
  96.                (ii) the party has actual and timely notice of the 
  97.                terms thereof.
  98.  
  99.      (3) Except with respect to the records made available under 
  100.      paragraphs (1) and (2) of this subsection, each agency, upon 
  101.      any request for records which (A) reasonably describes such 
  102.      records and (B) is made in accordance with published rules 
  103.      stating the time, place, fees (if any), and procedure to be 
  104.      followed, shall make the records promptly available to any 
  105.      person.
  106.  
  107.      (4)(A)(i) In order to carry out the provisions of this 
  108.                section, each agency shall promulgate regulations, 
  109.                pursuant to notice and receipt of public comment, 
  110.                specifying the schedule of fees applicable to the 
  111.                processing of requests under this section and 
  112.                establishing procedures and guidelines for deter-
  113.                mining when such fees should be waived or reduced.  
  114.                Such schedule shall conform to the guidelines 
  115.                which shall be promulgated, pursuant to notice and 
  116.                receipt of public comment, by the Director of the 
  117.                Office of Management and Budget and which shall 
  118.                provide for a uniform schedule of fees for all 
  119.                agencies.
  120.  
  121.                (ii) Such agency regulations shall provide that -
  122.  
  123.                     (I) fees shall be limited to reasonable 
  124.                     standard charges for document search, 
  125.                     duplication, and review, when records are 
  126.                     requested for commercial use;
  127.  
  128. /* A reduction in fees is required for non-commercial use and
  129. that of the news media. */
  130.  
  131.                     (II) fees shall be limited to reasonable 
  132.                     standard charges for document duplication 
  133.                     when records are not sought for commercial 
  134.                     use and the request is made by an educational 
  135.                     or noncommercial scientific institution, 
  136.                     whose purpose is scholarly or scientific 
  137.                     research; or a representative of the news 
  138.                     media; and
  139.  
  140.                     (III) for any request not described in (I) or 
  141.                     (II), fees shall be limited to reasonable 
  142.                     standard charges for document search and 
  143.                     duplication.
  144.  
  145. /* The FOIA statue requires that agencies provide copies of 
  146. materials free of charge or for free if you can demonstrate that
  147. the public interest will be served. It can't hurt to ask! */
  148.  
  149.                (iii) Documents shall be furnished without any 
  150.                charge or at a charge reduced below the fees 
  151.                established under clause (ii) if disclosure of the 
  152.                information is in the public interest because it 
  153.                is likely to contribute significantly to public 
  154.                understanding of the operations or activities of 
  155.                the government and is not primarily in the 
  156.                commercial interest of the requester.
  157.  
  158.                (iv) Fee schedules shall provide for the recovery 
  159.                of only the direct costs of search, duplication, 
  160.                or review.  Review costs shall include only the 
  161.                direct costs incurred during the initial 
  162.                examination of a document for the purposes of